Кайрос и хронос
Выполнение многих задач не так просто запланировать. Например: «Если встречу гендиректора — решить вопрос с рекламациями». «Поеду домой — не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза». «Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний Интернет». «Если позвонит Петров из «Альфы» — обсудить идею второго проекта».
Под каким часом записать эти задачи в ежедневнике, на какое время установить выпадающую напоминалку в Outlook или мобильном телефоне? Ведь напоминалка обязательно выскочит не во время звонка Петрова, а задача про автосервис будет много раз вычеркиваться в прошлых днях бумажного ежедневника и переноситься на следующие дни. Проще говоря, как справляться с задачами, исполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени? У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» — линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.
Хронос — в греческой мифологии персонификация времени; по одному из вариантов мифа, Хронос порождает огонь, воду и воздух. Так как имена Хронос и Кронос близки по звучанию, то древние греки приписывали Кроносу контроль за временем.
27/54
Кайрос — малоизвестное греческое божество, олицетворяющее счастливое мгновение. Его изображения встречались очень редко, так как считалось, что не каждый оказывается достойным увидеть Кайроса, уловить миг его появления и воспользоваться им. Мифы повествуют, что Кайрос всегда появляется обнаженным, чтобы никто не мог удержать его за одежды, он неуязвим и мгновенно проносится мимо. Что такое счастливый случай? Это лишь не познанный нами закон, это заслуженное человеком стечение обстоятельств, когда ему предоставляется возможность сделать шаг навстречу собственной Судьбе.
Хронос
Кайрос
Загадка Кайроса, как говорят древние легенды, в том, что лучший способ увидеть его — посмотреть не физическим зрением, а глазами души; услышать же шаги его приближения поможет лишь внутренний слух, бдительность и тонкость души. Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств. Вспомните свой рабочий день — сколько задач у вас привязано к жесткому «хроносу», а сколько — к гибкому «кайросу»? Обычное жесткое планирование в ежедневнике или электронном календаре к управлению «кайросовыми» задачами не приспособлено. Мы не можем записать «кайросовую» задачу под четким временем в ежедневнике или поставить электронную напоминалку, т.к. не знаем точно, когда по коридору пройдет гендиректор или когда мы будем проезжать мимо автосервиса.
4.3. Контекстное планирование Контекст («кайрос») — совокупность условий, благоприятная для выполнения какой либо задачи.
28/54
Контекстное планирование — техника планирования, состоящая в:
1. выявлении типовых личных «кайросов»;
2. заведении соответствующих списков задач, привязанных к этим «кайросам»;
3. просмотре этих списков при приближении «кайросов».
Типичные контексты («кайросы»)
Кайросы
Примеры
Место
«в банке» «в автосервисе» «в Тверском филиале»
Человек или группа людей
«когда поймаю Скумбриевича» «при разговоре с Берлагой из Геркулеса» «на заседании Правления»
Обстоятельства внутренние
«когда хочется / не хочется работать» «во время прилива вдохновения»
Обстоятельства внешние
«когда шеф будет в хорошем настроении» «когда наконец примут закон о...».
Это лишь некоторые примеры наиболее часто встречающихся «кайросов». Важно выявить именно те «кайросы», которые актуальны для вашей работы, и научиться их эффективно использовать.
4.4. Планирование «кайросовых» задач в ежедневнике Как выбрать ежедневник? Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит. С обзором недели — удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; дает хороший обзор общей картины недели. При большом количестве ежедневных встреч и задач будет неудобен, если только у вас не очень мелкий почерк. Либо вы можете распечатывать отдельный бланк для планирования дня, утром перенося в него встречи из ежедневника и в течение дня фиксируя на этом бланке все возникающие задачи. С обзором дня — удобен при большом количестве задач на день; дает возможность более детального планирования конкретного рабочего дня. Координировать неделю будет труднее, можно для этого распечатать отдельный бланк с обзором недели для планирования встреч.
Ежедневник должен быть красивым, эстетика в тайм-менеджменте важна как нигде. Ведь ежедневнику вы доверяете самое дорогое и интимное — ваше время. Не пожалейте
29/54
денег на хорошую кожаную обложку, дорогую ручку и т.п. Чаще используйте разные цвета, красивые закладки и т.д. Президент торговой сети «Электрофлот» Максим Бирюлин рассказал про своего знакомого топ-менеджера. «Он уже несколько лет пользуется четырехцветной ручкой и все задачи в ежедневнике пишет только ей. Обычные дела — синим, приоритетные — красным, делегированные «на контроль» — зеленым, неприятные и откладываемые — черным». Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике.
1. Выделение разделов в ежедневнике на типичные контексты: выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5-7); создать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам; при приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.
Например: Выходя из кабинета, заглянули в раздел «Офис» (или «Коллеги»). Увидели задачу: «Если встречу гендиректора — решить вопрос с рекламациями». Выезжая из офиса, заглянули в раздел «Места». Увидели задачи: «Поеду домой — не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза»; «Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний Интернет». При звонке клиента, обсуждая текущие дела, заглянули в раздел «Клиенты». Решили задачу: «Если позвонит Петров из «Альфы» — обсудить идею второго проекта».
Аналогично вы можете поступить с любыми другими «кайросами», характерными именно для вашей работы, — будут ли это «Филиал», «Командировка», «Головной офис», «Проект X» и т.д. Причем просмотр нужного раздела в подходящий момент скоро войдет в привычку.
2. Стикеры для гибких задач
Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике — записывать их на стикеры и прикреплять на те дни, в которые вы предполагаете наступление «кайроса». Если «кайрос» отложится — задачу можно будет легко перебросить на другой день. Таким образом, в вашем ежедневнике исчезнет шлейф вычеркиваемых и переписываемых задач, переходящих со дня на день из-за отсутствия «кайроса».
3. Закладка с контекстными задачами
Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. Возьмите лист плотной бумаги или картона, используйте
30/54
его в качестве закладки в ежедневнике. На этом листе можно: выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами; держать список самых актуальных на данный момент контактов; выписывать «темы для размышления», т.е. не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития.
Но самое полезное применение такой закладки — использовать ее как «стратегическую картонку». Планирование дня начинайте со взгляда на «стратегическую картонку», а не на текущие дела. Предложите завести такие же картонки вашим подчиненным и начинайте оперативные совещания с обсуждения «прогресса в движении по картонкам». Два любопытных примера контекстного планирования. Первый пример. Про Александра Сергеевича Пушкина рассказывают, что, читая разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмму. Второй пример. У одного моего клиента была похожая система использования «внутреннего кайроса». В Outlook у него была заведена категория «Когда не хочется работать». В ней лежали делегированные задачи без жесткого срока исполнения. Когда директору самому работать не хотелось, он открывал эту категорию и звонил исполнителям задач, напоминая им о том, что «шеф никогда ничего не забывает».