Рекомендации руководителю по проведению эффективного совещания
Перед
совещанием обеспечить правильный состав команды; прочитать протокол
предыдущего собрания и сформулировать план и цели текущего собрания;
своевременно выслать приглашения, повестку дня и дополнительную
информацию участникам, подготовить для совещания подходящее помещение;
подготовиться самому.
Во время совещания: начать заседание вовремя;
спросить, все ли получили и ознакомились с информацией о текущем
собрании и смогут ли присутствовать до самого конца; обсудить процедуру
ведения протокола (кто будет вести протокол собрания), цели собрания и
вклад, который ожидается от участников; дать вспомогательные задания
тем сотрудникам, которые будут следить за временем и за процессом
совещания; следовать пунктам повестки дня;
35/40
руководить
процессом, задавая вопросы, обобщая мнения, спрашивая тех, кто не
принимает участие в обсуждении, об их мнении, проясняя мнения
участников, стимулируя активное слушание, выражая высокую оценку идей и
деятельности работников, подчеркивая сделанные выводы и т.д.; обобщать
наиболее важные моменты и поощрять дискуссию, направленную на
реализацию целей команды; задавать вопросы, стимулирующие вовлечение
участников совещания в обсуждение.
Вопросы, стимулирующие вовлечение
участников совещания У кого есть предложения? Кто согласен со
сказанным, кто не согласен? Кто хочет прокомментировать сказанное? Кто
может довести эту идею до конца или разъяснить нам ее? У кого есть
контраргументы? Кто может обобщить сказанное? Какие ошибки были
сделаны? Чему можно научиться благодаря им? устанавливать взаимосвязь
между различными идеями и поощрять открытое взаимодействие; спрашивать
о фактах и предложениях, просить предоставить информацию и обращать
внимание на те цели, которые должны быть достигнуты. П. Не следует
мириться с опозданиями, личными беседами и самовольными уходами с
собрания; не стоит допускать отклонений от рассматриваемого вопроса.
Четко определить, кто и что будет делать; предпринять действия,
стимулирующие развитие дискуссии, если возникает опасение, что она
заходит в тупик. Сохранять нейтралитет по отношению к предмету
обсуждения и к участникам, обращаться со всеми одинаково; не обсуждать
одновременно несколько вопросов повестки дня; поддерживать спокойную,
неформальную атмосферу и следить за дисциплиной; следить, чтобы людям
было удобно, следить за напряжением; поощрять открытость и готовность
рисковать; не стоит стремиться достичь полного согласия, стремиться к
единодушному намерению достичь конкретной цели; останавливать дискуссию
на время и предоставлять участникам время на размышление; стараться
найти точки соприкосновения между различным идеями, чтобы представить
их как дополняющие друг друга; убедиться, что решения и действия поняты
участниками и записаны в протоколе; играть роль коуча/помощника. Не
стремиться к доминированию и не демонстрировать свой авторитет; не
допускать, чтобы участники отвлекали друг друга посторонними
разговорами;
36/40
последние 10 минут собрания посвятить
подведению итогов и наметить будущие действия; завершить дискуссию, как
только предмет обсуждения будет исчерпан; ценить эффективность работы
команды; документально зафиксировать уроки, вынесенные из данного
собрания; договориться о следующем собрании.
4.11. Рекомендации участнику совещания
Перед
совещанием прочитать протокол предыдущего собрания, изучить повестку
дня и подготовиться к заседанию; выяснить, какова цель собрания,
сосредоточить на ней свое внимание; не опаздывать.
Во время
совещания: убедиться, что поднимаемые вопросы есть в повестке дня, и
внимательно относиться к тем вопросам, которые обсуждаются другими;
если не понятно какое-то высказывание другого участника, следует
попросить его разъяснить; принимать активное участие в дискуссии:
слушать, обобщать мнения, при необходимости следует просить пояснить
интересующие положения, развивать идеи других, вести конструктивный
спор, не отклоняться от предмета обсуждения и т.д.; вступать в
обсуждение, только если есть, что сказать по существу вопроса, и
промолчать, если нечего сказать; избегать замечаний, которые разобщают
команду, кратко записывать достигнутые соглашения; признавать авторитет
председателя; способствовать принятию решений и не создавать
дополнительных проблем; не шуметь; не мешать ходу собрания; cдерживать
эмоции, оставаться объективным. Не демонстрировать своих чувств.
После
совещания: следовать достигнутым на собрании договоренностям и
выполнить поставленные перед Вами на прошедшем совещании задачи; не
следует выражать недовольство принятыми решениями и стараться изменить
решения после проведения совещания;
37/40
обсудить все
разногласия на следующем собрании, но не "в курилке" или за обедом; не
следует широко распространяться о том, что было сказано на собрании,
учтите, что там присутствовали все люди, которые задействованы в
решении обсуждавшихся вопросов.