Рекомендации руководителю по проведению эффективного совещания
Перед совещанием обеспечить правильный состав команды; прочитать протокол предыдущего собрания и сформулировать план и цели текущего собрания; своевременно выслать приглашения, повестку дня и дополнительную информацию участникам, подготовить для совещания подходящее помещение; подготовиться самому.
Во время совещания: начать заседание вовремя; спросить, все ли получили и ознакомились с информацией о текущем собрании и смогут ли присутствовать до самого конца; обсудить процедуру ведения протокола (кто будет вести протокол собрания), цели собрания и вклад, который ожидается от участников; дать вспомогательные задания тем сотрудникам, которые будут следить за временем и за процессом совещания; следовать пунктам повестки дня;
35/40
руководить процессом, задавая вопросы, обобщая мнения, спрашивая тех, кто не принимает участие в обсуждении, об их мнении, проясняя мнения участников, стимулируя активное слушание, выражая высокую оценку идей и деятельности работников, подчеркивая сделанные выводы и т.д.; обобщать наиболее важные моменты и поощрять дискуссию, направленную на реализацию целей команды; задавать вопросы, стимулирующие вовлечение участников совещания в обсуждение.
Вопросы, стимулирующие вовлечение участников совещания У кого есть предложения? Кто согласен со сказанным, кто не согласен? Кто хочет прокомментировать сказанное? Кто может довести эту идею до конца или разъяснить нам ее? У кого есть контраргументы? Кто может обобщить сказанное? Какие ошибки были сделаны? Чему можно научиться благодаря им? устанавливать взаимосвязь между различными идеями и поощрять открытое взаимодействие; спрашивать о фактах и предложениях, просить предоставить информацию и обращать внимание на те цели, которые должны быть достигнуты. П. Не следует мириться с опозданиями, личными беседами и самовольными уходами с собрания; не стоит допускать отклонений от рассматриваемого вопроса. Четко определить, кто и что будет делать; предпринять действия, стимулирующие развитие дискуссии, если возникает опасение, что она заходит в тупик. Сохранять нейтралитет по отношению к предмету обсуждения и к участникам, обращаться со всеми одинаково; не обсуждать одновременно несколько вопросов повестки дня; поддерживать спокойную, неформальную атмосферу и следить за дисциплиной; следить, чтобы людям было удобно, следить за напряжением; поощрять открытость и готовность рисковать; не стоит стремиться достичь полного согласия, стремиться к единодушному намерению достичь конкретной цели; останавливать дискуссию на время и предоставлять участникам время на размышление; стараться найти точки соприкосновения между различным идеями, чтобы представить их как дополняющие друг друга; убедиться, что решения и действия поняты участниками и записаны в протоколе; играть роль коуча/помощника. Не стремиться к доминированию и не демонстрировать свой авторитет; не допускать, чтобы участники отвлекали друг друга посторонними разговорами;
36/40
последние 10 минут собрания посвятить подведению итогов и наметить будущие действия; завершить дискуссию, как только предмет обсуждения будет исчерпан; ценить эффективность работы команды; документально зафиксировать уроки, вынесенные из данного собрания; договориться о следующем собрании.
4.11. Рекомендации участнику совещания
Перед совещанием прочитать протокол предыдущего собрания, изучить повестку дня и подготовиться к заседанию; выяснить, какова цель собрания, сосредоточить на ней свое внимание; не опаздывать.
Во время совещания: убедиться, что поднимаемые вопросы есть в повестке дня, и внимательно относиться к тем вопросам, которые обсуждаются другими; если не понятно какое-то высказывание другого участника, следует попросить его разъяснить; принимать активное участие в дискуссии: слушать, обобщать мнения, при необходимости следует просить пояснить интересующие положения, развивать идеи других, вести конструктивный спор, не отклоняться от предмета обсуждения и т.д.; вступать в обсуждение, только если есть, что сказать по существу вопроса, и промолчать, если нечего сказать; избегать замечаний, которые разобщают команду, кратко записывать достигнутые соглашения; признавать авторитет председателя; способствовать принятию решений и не создавать дополнительных проблем; не шуметь; не мешать ходу собрания; cдерживать эмоции, оставаться объективным. Не демонстрировать своих чувств.
После совещания: следовать достигнутым на собрании договоренностям и выполнить поставленные перед Вами на прошедшем совещании задачи; не следует выражать недовольство принятыми решениями и стараться изменить решения после проведения совещания;
37/40
обсудить все разногласия на следующем собрании, но не "в курилке" или за обедом; не следует широко распространяться о том, что было сказано на собрании, учтите, что там присутствовали все люди, которые задействованы в решении обсуждавшихся вопросов.