Нормирование времени на «текучку» Вы не
должны занимать плановой деятельностью более 60% своего времени в плане
Вашего рабочего дня, и это время должно быть отведено для наиболее
важных мероприятий (категория «А» или «В» по методу Эйзенхауэра).
Другие 20% должны быть оставлены для незапланированных событий,
затянувшихся производственных совещаний и непредвиденных управленческих
потребностей. Оставшимися 20% Вы подстрахуете себя от непредвиденного.
Это правило, конечно, взято в среднем.
См. Приложение 3. Матрица Эйзенхауэра
24/54
Очень
часто нас отрывают от работы как наша собственная
недисциплинированность, мысли на личные темы, так и телефонные звонки
или требующие внимания коллеги. После каждого такого перерыва нам
требуется какое-то время для того, чтобы вновь вникнуть в работу, а
уровень нашей эффективности все более снижается.
Тягач с прицепом Вы
когда-нибудь видели, как тягач с прицепом трогается с места после
остановки на светофоре? Он вовсе не исчезает из поля зрения
моментально, в клубах пыли. Напротив, он трогается тяжело, неуклюже,
ежесекундно дергаясь. Ему требуется добрый километр, чтобы вернуться к
той скорости, с которой он подъехал к перекрестку. Это прекрасная
иллюстрация того, что происходит с вашим мозгом, когда вас прерывают во
время выполнения какой-либо задачи. Представьте, что остановка на
светофоре — это возникший на мониторе значок нового e-mail или
неожиданный посетитель. Нам всегда кажется, что как только помеха
устранена, мы тут же углубляемся в прерванную работу. Ничего подобного.
На самом деле мозгу требуется гораздо больше времени на обретение
прежней скорости (и степени концентрации), минимум пять-десять минут,
как тягачу с прицепом. Эти минуты уйдут на переключение, так сказать,
скоростей и постепенное возвращение к сути задачи, над которой вы
работали, — подсознательной версии знакомого вопроса: «Так-так… на чем
же я остановился?» — и вы поймете, что большую часть дня вы только тем
и занимаетесь, что пытаетесь набрать нужную скорость, и в результате
ваша производительность далека от оптимальной. Устраивает вас такая
работа? Источник: Интегрированный тайм-менеджмент/Стив Прентис; пер. с
англ. — М., 2007
3.7. Использование «дыр времени»
Время в транспорте
Один
из самых типичных поглотителей времени — время, проводимое в
общественном транспорте или автомобиле. Жители больших городов, наша с
вами жизнь может тоннами и цистернами утекать в душегубку пробок,
метро, автобусов и маршруток. А
25/54
может и не утекать, и дорога совсем не обязана быть мукой смертной.
Несколько способов оптимизации транспортного времени
1.
Читайте либо слушайте аудиокниги. Но читайте не то, что случайно
попалось под руку, а заранее выбранную для этого книжку, лучше
небольшого размера.
В автомобиле все несколько сложнее, читать книгу можно только в пробках. Помогут аудиокниги.
2.
Учитесь. Например, учите язык. Носите с собой карточки с новыми
словами: с одной стороны иностранное слово, с другой — перевод.
Сделайте ксерокопию нескольких страниц из учебника и вчитывайтесь в
транспорте.
3. Обдумывайте конкретный список вопросов. В ходе размышлений делайте пометки в блокноте, чтобы не потерять ценные идеи.
4.
Делайте исходящие звонки. Если вы едете в собственном автомобиле, такси
или маршрутке, можно использовать это время для исходящих звонков.
Раздел 4. Планирование задач
4.1. Значение планирования
При
слове «планирование» русский человек инстинктивно поеживается. В
подкорке и костном мозге у нас сидят советские «План — это закон», «К 7
Ноября — любой ценой!» и т.д. Еще планированию мешает «широкая русская
душа», творческие порывы которой не так просто организовать. Мешает и
«российское бездорожье и разгильдяйство», когда не выполняются
обязательства, поезда не приходят вовремя, люди не перезванивают, когда
обещали, и т.д. Тем не менее, в сроки укладываться как-то нужно.
Выполнять взятые на себя обязательства, не опаздывать на встречи,
перезванивать именно тогда, когда обещал, — совершенно естественные
«правила личной гигиены» для любого современного человека. Никому из
нас не нужно объяснять, зачем ежедневно чистить зубы и принимать душ.
То же самое касается и аккуратности в области времени.
Десять
электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать
«не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке», —
планом дня не являются, План дня должен быть в одном месте, и
обязательно в письменном виде. При
26/54
этом план может быть в
Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике — это не
принципиально. Частое возражение против планирования дня состоит в том,
что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда все
меняется. Вы ведь не планируете процесс утренней чистки зубов,
поскольку он для вас понятен и предсказуем. План существует не для
того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на
изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в
изменяющихся обстоятельствах ориентироваться. Необходимо учесть: план
обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном
виде). «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». Голова
человека не способна держать слишком много информации одновременно.
Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте
этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но даст
вам управляемость и подконтрольность ваших задач, возможность ничего не
забывать и правильно расставлять приоритеты. При слове «планирование»
наш мозг неосознанно добавляет «жесткое и детальное», а это не так.
Есть много различных видов планирования, в том числе очень гибких.
Важно выбрать тот метод, который оптимально подходит именно для ваших
личностных особенностей и специфики вашей работы.