Нормирование времени на «текучку» Вы не должны занимать плановой деятельностью более 60% своего времени в плане Вашего рабочего дня, и это время должно быть отведено для наиболее важных мероприятий (категория «А» или «В» по методу Эйзенхауэра). Другие 20% должны быть оставлены для незапланированных событий, затянувшихся производственных совещаний и непредвиденных управленческих потребностей. Оставшимися 20% Вы подстрахуете себя от непредвиденного. Это правило, конечно, взято в среднем.
См. Приложение 3. Матрица Эйзенхауэра
24/54
Очень часто нас отрывают от работы как наша собственная недисциплинированность, мысли на личные темы, так и телефонные звонки или требующие внимания коллеги. После каждого такого перерыва нам требуется какое-то время для того, чтобы вновь вникнуть в работу, а уровень нашей эффективности все более снижается.
Тягач с прицепом Вы когда-нибудь видели, как тягач с прицепом трогается с места после остановки на светофоре? Он вовсе не исчезает из поля зрения моментально, в клубах пыли. Напротив, он трогается тяжело, неуклюже, ежесекундно дергаясь. Ему требуется добрый километр, чтобы вернуться к той скорости, с которой он подъехал к перекрестку. Это прекрасная иллюстрация того, что происходит с вашим мозгом, когда вас прерывают во время выполнения какой-либо задачи. Представьте, что остановка на светофоре — это возникший на мониторе значок нового e-mail или неожиданный посетитель. Нам всегда кажется, что как только помеха устранена, мы тут же углубляемся в прерванную работу. Ничего подобного. На самом деле мозгу требуется гораздо больше времени на обретение прежней скорости (и степени концентрации), минимум пять-десять минут, как тягачу с прицепом. Эти минуты уйдут на переключение, так сказать, скоростей и постепенное возвращение к сути задачи, над которой вы работали, — подсознательной версии знакомого вопроса: «Так-так… на чем же я остановился?» — и вы поймете, что большую часть дня вы только тем и занимаетесь, что пытаетесь набрать нужную скорость, и в результате ваша производительность далека от оптимальной. Устраивает вас такая работа? Источник: Интегрированный тайм-менеджмент/Стив Прентис; пер. с англ. — М., 2007
3.7. Использование «дыр времени»
Время в транспорте
Один из самых типичных поглотителей времени — время, проводимое в общественном транспорте или автомобиле. Жители больших городов, наша с вами жизнь может тоннами и цистернами утекать в душегубку пробок, метро, автобусов и маршруток. А
25/54
может и не утекать, и дорога совсем не обязана быть мукой смертной.
Несколько способов оптимизации транспортного времени
1. Читайте либо слушайте аудиокниги. Но читайте не то, что случайно попалось под руку, а заранее выбранную для этого книжку, лучше небольшого размера.
В автомобиле все несколько сложнее, читать книгу можно только в пробках. Помогут аудиокниги.
2. Учитесь. Например, учите язык. Носите с собой карточки с новыми словами: с одной стороны иностранное слово, с другой — перевод. Сделайте ксерокопию нескольких страниц из учебника и вчитывайтесь в транспорте.
3. Обдумывайте конкретный список вопросов. В ходе размышлений делайте пометки в блокноте, чтобы не потерять ценные идеи.
4. Делайте исходящие звонки. Если вы едете в собственном автомобиле, такси или маршрутке, можно использовать это время для исходящих звонков.
Раздел 4. Планирование задач
4.1. Значение планирования
При слове «планирование» русский человек инстинктивно поеживается. В подкорке и костном мозге у нас сидят советские «План — это закон», «К 7 Ноября — любой ценой!» и т.д. Еще планированию мешает «широкая русская душа», творческие порывы которой не так просто организовать. Мешает и «российское бездорожье и разгильдяйство», когда не выполняются обязательства, поезда не приходят вовремя, люди не перезванивают, когда обещали, и т.д. Тем не менее, в сроки укладываться как-то нужно. Выполнять взятые на себя обязательства, не опаздывать на встречи, перезванивать именно тогда, когда обещал, — совершенно естественные «правила личной гигиены» для любого современного человека. Никому из нас не нужно объяснять, зачем ежедневно чистить зубы и принимать душ. То же самое касается и аккуратности в области времени.
Десять электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке», — планом дня не являются, План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде. При
26/54
этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике — это не принципиально. Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете процесс утренней чистки зубов, поскольку он для вас понятен и предсказуем. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться. Необходимо учесть: план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». Голова человека не способна держать слишком много информации одновременно. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но даст вам управляемость и подконтрольность ваших задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты. При слове «планирование» наш мозг неосознанно добавляет «жесткое и детальное», а это не так. Есть много различных видов планирования, в том числе очень гибких. Важно выбрать тот метод, который оптимально подходит именно для ваших личностных особенностей и специфики вашей работы.