Общие требования к деловому письму
Структура
делового письма состоит из вступления, в котором обычно располагаются
тема письма, персональное обращение к адресату, а также ссылка на
ситуацию, в которой происходило Ваше общение с адресатом.
25/40
Это
необходимо сделать, чтобы иметь возможность перейти к следующему этапу
— основной части письма, в которой Вы описываете те возможности и
преимущества, которые сулит адресату сотрудничество с Вами
(коммерческое письмо), выражаете признательность и благодарность, либо
приносите извинения, или выражаете соболезнования (в зависимости от
темы письма). В основной части важно соблюдать четкую логическую
структуру, развивая мысли от общего к частному, и располагая каждый
логический блок в отдельном абзаце. Завершается деловое письмо
выражением признательности, заверением в искренности своих чувств,
уверенности во взаимной выгоде сотрудничества. В деловой переписке
применяются нормы этикета. Не стоит побуждать адресата к немедленному
принятию решения по теме письма словами "срочно" и "незамедлительно".
Не рекомендуется навязывать решение словами "Прошу изучить вопрос и
решить его положительно". Запрещается намекать адресату на его, якобы,
невнимательность или некомпетентность словами "Предлагаю внимательно
изучить…". Если Вы намерены письмом отказать адресату в просьбе, лучше
начать письмо с изложения мотивов отказа. Электронная переписка
занимают все большее место в документообороте современных компаний. В
связи с этим важно соблюдать требования к оформлению деловых писем,
отправляемых по электронной почте. Официальное деловое письмо
оформляется на электронном бланке организации, созданном с
использованием графических элементов в корпоративном стиле. Обязательно
заполняется поле "Тема", указывающее на краткое содержание письма. В
теле письма должна быть Ваша подпись, содержащая контактную информацию,
которую адресат сможет использовать при необходимости связаться с Вами.
Приложения к электронному письму (файлы, программы) прилагаются только
в том случае, если это приложение согласовано с адресатом. Письмо
отправлять лучше всего с сервера компании, а не с бесплатного почтового
сервиса. Это говорит об уровне компании и положительно влияет на
создание делового имиджа компании для внешней среды.
Раздел 4. Проведение совещания
Введение
В
современном мире существует следующая проблема — руководителям всех
уровней приходится решать большой объем задач. Решение таких задач
происходит, как правило, на совещании. И совещание начинает поглощать
все больше рабочего времени.
26/40
Как сделать так, чтобы это
время было посвящено решению конкретных задач и работало на
организацию, а не на решение посторонних задач и проблем? Этого можно
достичь, если рассматривать совещание как структуру и знать законы, по
которым эта структура функционирует. Совещание – это вид (или форма)
делового взаимодействия людей, связанных между собой формальными
(позиционными и/или функциональными) и неформальными отношениями в
организационной структуре, в процессе которого вырабатывается групповое
решение и распределяется ответственность за него между участниками
взаимодействия.
4.1. Структура совещания
Структура совещания
состоит из следующих компонентов: задача, решаемая в ходе совещания;
формальный процесс, на основе которого построено совещание (Как
проходит совещание? Это дискуссия, это спор, это доклад, либо анализ
той информации, которая была получена в ходе работы организации?); тип
коммуникаций между участниками совещания; результат совещания. Что
руководитель, что получает организация в результате совместной работы в
течение определенного времени.
Рис. 3. Структура совещания
4.2. Задачи, решаемые в ходе совещания
Ниже приведен перечень основных задач, которые призвано решить эффективное совещание.
1. Сбор информации.
27/40
Во
время совещания вся информация, которая имеется у подчиненных на всех
уровнях, сводится к одной точке. Каждый из подчиненных начинает
обладать всей полнотой информации, которой до совещания он не обладал.
Например, руководитель отдела А узнает о результатах работы
руководителя отдела Б. Таким образом, происходит обогащение информацией
всех.
2. Анализ информации.
На совещании руководитель может
проанализировать и донести до участников совещания информацию о том,
как идут дела в организации или подразделении.
3. Принятие решения.
Используя
совещание, руководитель может выработать и принять решение по той или
иной проблеме, которая является актуальной в настоящее время.
Руководитель может разрешить какую-то проблемную ситуацию в
организации. Почему именно таким образом возможно решить проблему? В
решении проблемной ситуации, которая тревожит коллектив, участвует не
только руководитель, но и другие менеджеры и представители тех кругов,
которые самым непосредственным образом вовлечены в рассматриваемую
ситуацию. В таком случае решение принимается коллегиально и учитывается
весь спектр мнений заинтересованных сторон.
4. Оценка результатов работы.
На
совещании проводится анализ результатов деятельности подразделения,
проектной группы либо организации в целом. Выясняется, что сделано
хорошо, и что — плохо. Поощряются наилучшие исполнители. Намечаются
задачи на будущее.
5. Мотивация сотрудников.
Поощрение лучших
работников, демонстрация значимости их вклада в общее продвижение и
развитие организации, оценка их потенциала в ходе совещания
способствует повышению удовлетворенности и внутренней мотивации
участников совещания на достижение требуемых результатов.
6. Управление коллективом/командой.
Именно
на совещании проясняется, кто и какое место/роль занимает в
группе/команде, как распределяются полномочия и ответственность, как
будет строиться взаимодействие между членами команды. У каждого
совещания могут быть и негативные последствия, к примеру - демотивация
сотрудников. В ходе совещания можно демотивировать участвующих в нем
сотрудников: резко выразить неудовольствие и раздражение, повысить
голос или инициировать конфликт.