Общие требования к деловому письму
Структура делового письма состоит из вступления, в котором обычно располагаются тема письма, персональное обращение к адресату, а также ссылка на ситуацию, в которой происходило Ваше общение с адресатом.
25/40
Это необходимо сделать, чтобы иметь возможность перейти к следующему этапу — основной части письма, в которой Вы описываете те возможности и преимущества, которые сулит адресату сотрудничество с Вами (коммерческое письмо), выражаете признательность и благодарность, либо приносите извинения, или выражаете соболезнования (в зависимости от темы письма). В основной части важно соблюдать четкую логическую структуру, развивая мысли от общего к частному, и располагая каждый логический блок в отдельном абзаце. Завершается деловое письмо выражением признательности, заверением в искренности своих чувств, уверенности во взаимной выгоде сотрудничества. В деловой переписке применяются нормы этикета. Не стоит побуждать адресата к немедленному принятию решения по теме письма словами "срочно" и "незамедлительно". Не рекомендуется навязывать решение словами "Прошу изучить вопрос и решить его положительно". Запрещается намекать адресату на его, якобы, невнимательность или некомпетентность словами "Предлагаю внимательно изучить…". Если Вы намерены письмом отказать адресату в просьбе, лучше начать письмо с изложения мотивов отказа. Электронная переписка занимают все большее место в документообороте современных компаний. В связи с этим важно соблюдать требования к оформлению деловых писем, отправляемых по электронной почте. Официальное деловое письмо оформляется на электронном бланке организации, созданном с использованием графических элементов в корпоративном стиле. Обязательно заполняется поле "Тема", указывающее на краткое содержание письма. В теле письма должна быть Ваша подпись, содержащая контактную информацию, которую адресат сможет использовать при необходимости связаться с Вами. Приложения к электронному письму (файлы, программы) прилагаются только в том случае, если это приложение согласовано с адресатом. Письмо отправлять лучше всего с сервера компании, а не с бесплатного почтового сервиса. Это говорит об уровне компании и положительно влияет на создание делового имиджа компании для внешней среды.
Раздел 4. Проведение совещания
Введение
В современном мире существует следующая проблема — руководителям всех уровней приходится решать большой объем задач. Решение таких задач происходит, как правило, на совещании. И совещание начинает поглощать все больше рабочего времени.
26/40
Как сделать так, чтобы это время было посвящено решению конкретных задач и работало на организацию, а не на решение посторонних задач и проблем? Этого можно достичь, если рассматривать совещание как структуру и знать законы, по которым эта структура функционирует. Совещание – это вид (или форма) делового взаимодействия людей, связанных между собой формальными (позиционными и/или функциональными) и неформальными отношениями в организационной структуре, в процессе которого вырабатывается групповое решение и распределяется ответственность за него между участниками взаимодействия.
4.1. Структура совещания
Структура совещания состоит из следующих компонентов: задача, решаемая в ходе совещания; формальный процесс, на основе которого построено совещание (Как проходит совещание? Это дискуссия, это спор, это доклад, либо анализ той информации, которая была получена в ходе работы организации?); тип коммуникаций между участниками совещания; результат совещания. Что руководитель, что получает организация в результате совместной работы в течение определенного времени.
Рис. 3. Структура совещания
4.2. Задачи, решаемые в ходе совещания
Ниже приведен перечень основных задач, которые призвано решить эффективное совещание.
1. Сбор информации.
27/40
Во время совещания вся информация, которая имеется у подчиненных на всех уровнях, сводится к одной точке. Каждый из подчиненных начинает обладать всей полнотой информации, которой до совещания он не обладал. Например, руководитель отдела А узнает о результатах работы руководителя отдела Б. Таким образом, происходит обогащение информацией всех.
2. Анализ информации.
На совещании руководитель может проанализировать и донести до участников совещания информацию о том, как идут дела в организации или подразделении.
3. Принятие решения.
Используя совещание, руководитель может выработать и принять решение по той или иной проблеме, которая является актуальной в настоящее время. Руководитель может разрешить какую-то проблемную ситуацию в организации. Почему именно таким образом возможно решить проблему? В решении проблемной ситуации, которая тревожит коллектив, участвует не только руководитель, но и другие менеджеры и представители тех кругов, которые самым непосредственным образом вовлечены в рассматриваемую ситуацию. В таком случае решение принимается коллегиально и учитывается весь спектр мнений заинтересованных сторон.
4. Оценка результатов работы.
На совещании проводится анализ результатов деятельности подразделения, проектной группы либо организации в целом. Выясняется, что сделано хорошо, и что — плохо. Поощряются наилучшие исполнители. Намечаются задачи на будущее.
5. Мотивация сотрудников.
Поощрение лучших работников, демонстрация значимости их вклада в общее продвижение и развитие организации, оценка их потенциала в ходе совещания способствует повышению удовлетворенности и внутренней мотивации участников совещания на достижение требуемых результатов.
6. Управление коллективом/командой.
Именно на совещании проясняется, кто и какое место/роль занимает в группе/команде, как распределяются полномочия и ответственность, как будет строиться взаимодействие между членами команды. У каждого совещания могут быть и негативные последствия, к примеру - демотивация сотрудников. В ходе совещания можно демотивировать участвующих в нем сотрудников: резко выразить неудовольствие и раздражение, повысить голос или инициировать конфликт.