Поглотители времени
3.1. Главное, не сколько, а как
Люди по своей природе существа общественные, и потому мы любим отвлекаться на разговоры и всевозможные шутки; интеллектуальным стимулом могут послужить e-mail от приятеля со свежим анекдотом, дружеская болтовня на отвлеченные темы, внеочередная вылазка в Интернет. Все это добавит красок вашему рабочему дню и подарит несколько минут отдыха, однако и заплатить придется: ведь страдает ваше дело, а потому вы вынуждены будете задержаться в офисе, взять работу на дом или принести еще какие-либо жертвы, чтобы нагнать упущенное время. Мы искренне удивляемся, впервые узнав, что большинство наших коллег работает всего лишь одну треть от того времени, которое проводят на работе — иными словами, за восьми или девяти часовой день они выполняют заданий ровно на три часа. Этот факт, который на первый взгляд выглядит ударом по честолюбию, вовсе не означает, что вы недостаточно преданы делу или прилагаете недостаточно усилий. Средний рабочий день изобилует препонами, снижающими производительность, — в их числе собрания, e-mail, внезапные посетители, конфликты среди коллег, технические проблемы и пр. Все это, хоть и является частью нашей работы, за которую нам платят, возникает стихийно, а потому нарушает рабочий ритм и отодвигает выполнение заранее запланированных дел. Разница между объемом работы, который мы считаем выполненным и сделанным в реальности просто изумляет. Главное, не сколько, а как
Джулиус Эпштейн в паре с братом-близнецом Филиппом написал сценарий многих голливудских фильмов и ремейков, в том числе и к знаменитой «Касабланки». В 1940-х годах мистер Эпштейн заболел, и руководство студии «Джек Уорнер» позволило ему трудиться дома. В результате он справился с текущим заданием в два раза быстрее. А работал он всего по два часа в день. Творчество за рамками этих двух часов, по словам Эпштейна, было низкого качества. Все остальное время он играл в теннис или гольф. Понятно, что не у каждого из нас имеется собственное поле для гольфа или теннисный корт, но суть-то не в этом. Главное, что два часа концентрации лучше десяти часов суматохи.2
2 Источник: Интегрированный тайм-менеджмент/Стив Прентис; пер. с англ. — М., 2007
17/54
3.2. Принцип Парето
В конце XIX века итальянский экономист Вильфредо Парето обнаружил, что 20% населения Италии владеет 80% национального богатства. Со временем это правило (80:20) стало применяться для многих других ситуаций. В области управления временем оно означает, что часто мы используем 20% информации в течение 80% времени — а 20% клиентов обеспечивают нас 80% работы. Тоже самое происходит с использованием времени. Как правило, 80% всего времени мы тратим на дела, которые дают 20% эффекта. См. Приложение 2.
3.3. Поглотители времени Поглотители времени — это любые дела, расходы времени на которые хочется уменьшить. Давайте рассмотрим все те, на первый взгляд, мелочи, что мешают нам сосредоточиться на реальной работе. Все это предсказуемые помехи, которые возникают каждый день со всех сторон и не только отрывают от конкретного дела, но и вынуждают забыть о течении времени. Мы их воспринимаем как часть нашей деловой жизни. Примеры поглотителей времени:
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
18/54
8. Скверная система информации по проблемам вашей профессиональной деятельности.
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
3.4. «Поглотители» в аспекте делового этикета
«Поглотитель» времени — нечеткая постановка цели. От нечеткой постановки цели страдают очень многие, даже самые целеустремленные люди. Вы в первую очередь должны научиться распознавать не локальную цель, а глобальную. Пример из жизни офисного работника. Его попросили написать преждевременный отчет о каких-то процессах, происходящих в компании. Работник, не долго думая, составляет отчет в обычной форме. Отчет был без ошибок, но в нем не были учтены какие-то определенные детали. Если бы он не был на автопилоте, то он бы легко понял, зачем шефу понадобился ранний отчет и составил бы его иначе. Таким образом, ему не пришлось бы переделывать его.
Вот так вот просто экономить время. Просто, если рассуждать на модели, то следует
19/54
размышлять об отчете ни как о чем-то, что нужно сдать куда-нибудь или кому-нибудь, а как о чем-то, имеющем конкретную строго определенную цель. К примеру, если деловой человек нечетко ставит цель деловой встречи или отправляется на деловые переговоры, исходя из логики: «Буду принимать решения по ходу дела и действовать, как получится», то вероятность успеха деловой коммуникации и корректного отстаивания своих деловых интересов резко снижается. К тому же, если деловой человек не продумает свою цель, то есть не выстроит образ будущего результата, то, скорее всего, он потратит свое рабочее время впустую и «разбазарит» время своего делового партнера. А ведь представление о том, что «время — деньги» в любой бизнес-культуре в наши дни является аксиомой. «Поглотитель» времени — личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. Кое-как организованное деловое пространство письменного стола, кабинета, хаос в документации, изнурительные поиски деловых бумаг говорят окружающим о легкомыслии и безответственности. Подобные качества никак не сочетаются с профессионализмом и деловым успехом. Хорошо известно, что идеальный порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия. «Поглотитель» времени — отрывающие от дел телефонные звонки. Каждому из нас, безусловно, знакома ситуация, когда во время деловых бесед, встреч, переговоров, как гром среди ясного неба, звонит телефон. Причем, обычно это происходит в самый неподходящий момент — предъявления аргументов, принятия решения или серьезных раздумий.
20/54
Что делать: отвечать на звонок, игнорировать звонок, изображая, что ничего не случилось, сердиться или демонстративно отключить телефон? В деловом телефонном этикете существует строгое правило: во время деловой коммуникации лицом к лицу телефон следует отключать (или попросить секретаря временно не соединять Вас ни с кем). Если сделать это по какой-то причине не возможно, например, Вы ждете важного для Вас звонка, то необходимо заранее предупредить об этом Вашего партнера. Если же специфика Вашей работы включает такие ситуации, что Вы лично общаетесь с посетителями, начальством, коллегами, подчиненными и в то же время, Вам могут звонить, то, запомните следующее. Когда Вашу очную беседу с кем-либо прерывает телефонный звонок, то в зависимости от ситуации возможны различные варианты действий. Извинитесь перед партнером, снимите трубку и попросите звонящего подождать у телефона, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, сколько минут придется ждать и спросите есть ли у звонящего такая возможность. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и попросите звонящего перезвонить позже, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, через сколько времени Вы будете готовы говорить. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку, объясните звонящему, почему Вы не можете поговорить сейчас, запишите телефон звонящего и перезвоните сами, когда закончите личную беседу. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и только в самом крайнем случае, проведите деловую беседу по телефону, причем, предельно кратко.
Помните, что этикет предписывает не прерывать личную беседу с человеком телефонными разговорами. Когда партнер, которого Вы принимаете, видит, что во время беседы с ним, Вы откладываете другие дела, это позволяет ему почувствовать свои значимость и Ваше уважительное отношение к нему.
«Поглотитель» времени — затяжные совещания. Это настоящий бич современных организаций. Подавляющее большинство менеджеров испытывают отвращение к этому виду деловой коммуникации. Люди заседают часами, испытывают стресс, заболевают,
21/54
конфликтуют. А зачастую так ничего и не решается. Время расходуется, ситуация не улучшается. Чтобы формировать оптимальную корпоративную культуру, проводить эффективные совещания, принимать рациональные бизнес-решения совещания нужно скрупулезно планировать и готовить. Четко поставленная цель, детальная повестка дня, распределенные роли участников и, конечно, желание участников трудиться вместе — вот слагаемые экономии рабочего времени на совещании. Только в этом случае 1-1,5 часа совещания могут дать ощутимый бизнес-результат и мотивировать персонал. Об этикетном поведении сотрудников на совещании стоит сказать особо: никаких опозданий и ранних уходов, выключенные мобильные телефоны, отсутствие пререканий, публичные выступления лаконичные и по существу, настрой на сотрудничество, а не критиканство — вот что рекомендует бизнес-этикет. «Поглотитель» времени — болтовня на частные темы. Традиционно российская деловая культура предполагает, что люди на работе не только трудятся ради успеха своей компании, но и получают эмоциональную поддержку. Для этого они, как правило, делятся своими личными проблемами, рассказывают, что и как произошло в их частной жизни, просят совета сослуживцев. Причем, происходит все это в оплачиваемое рабочее время! Трата десятков рабочих минут и часов на болтовню — примета многих компаний. С позиций делового этикета приносить на работу свои личные проблемы и тем более обсуждать их с коллегами — верх неприличия. Разумеется, находиться на службе с загадочным видом и не сообщать о себе никакой личной информации — это крайность. Здесь актуален вопрос меры и места. Когда, сколько и каких подробностей уместно поведать о себе своим сослуживцам. И главное — нужно ли им это, заинтересованы ли они в личных рассказах о чужой жизни, не поставят ли их подобные повествования в неловкое положение. Этический аспект болтовни заключается в том, что время, которое оплачивает Вам работодатель, Вы тратите на свои личные нужды, таким образом, воруя его.
22/54
«Поглотитель» времени — длительные ожидания (например, условленной встречи). Опаздывать на работу, деловую встречу, совещание, переговоры, заставлять деловых партнеров ждать себя — значит, посягать на их время. К тому же, это презентация себя в качестве ненадежного, непредсказуемого, безответственного человека. За то время, пока Ваши партнеры ждали Вас, теряя свой «самый дефицитный ресурс» — время, они могли бы сделать что-то полезное, способствующее деловому успеху. А Вы украли время, ограничив их, совершив интервенцию в чужую деловую жизнь. Всѐ это — признаки неуважения и пренебрежения. Такое поведение воспринимается как сигнал: «Ты не значимый, не ценный, можешь и подождать, ничего страшного с тобой не случится». Этот подход — вне приличий и вне этикета. Причем, не важно, почему Вы опоздали: сломался будильник, застрял лифт, заглох мотор автомобиля, образовалась дорожная пробка… Вывод один — Вы не уважаете своего делового партнера. Захочет ли он в этом случае уважать Вас, понимать Вас, доверять Вам? Манера опаздывать не укрепляет репутацию и не работает на формирование позитивного имиджа. Немецкая поговорка гласит: «Того, кто опаздывает, наказывает жизнь». Ознакомьтесь с Приложением 1. Правила уважения к времени
23/54
3.5. Техники борьбы с поглотителями. Снижение «мелкодробности» работы Снижение «мелкодробности» работы. Нормирование времени на «текучку». Управление рабочей нагрузкой. Использование «дыр времени».
Снижение «мелкодробности» работы
Каждый раз, когда мы начинаем новое дело, нам требуется в среднем 15 минут для того, чтобы организоваться, морально настроиться и подготовить себя к продвижению задач. Это означает, что важно уметь группировать похожие виды деятельности, писать все письма «в один присест» или отводить определенный отрезок времени, например, для телефонных звонков, отчетов или клиентуры.