Роли участников совещания
Во время совещания участники могут играть следующие роли:
30/40
модератор — следит за соблюдением повестки дня; секретарь — помогает докладчику. Занимается организацией всего процесса совещания; докладчик предоставляет какую-либо информацию; руководитель — осуществляет управление совещанием и конечный выбор решения.
Модератор во время совещания должен: наблюдать за тем, сколько времени требуется команде для выполнения ее задач; давать указания, как расходовать время, отведенное для проведения совещания; в начале совещания обсудить, сколько времени следует отвести на обсуждение каждого из вопросов повестки; регулярно объявлять, сколько прошло времени с начала совещания, чтобы команда знала, сколько времени осталось в ее распоряжении; прерывать командное обсуждение, когда команда выходит за рамки отведенного времени; выдвигать предложения о возможных корректировках плана собрания; постоянно следить за скоростью, с которой протекают различные фазы собрания; следить за тем, чтобы заседание не продлилось более полутора часов.
Секретарь во время совещания должен: быть хорошим слушателем; быстро делать записи; быстро обобщать сказанное; держать в уме такие важные вопросы, как: какие вопросы обсуждались? какие ответы были даны? каковы были наиболее важные вопросы, вызвавшие дискуссию? какие задачи был определены? какие ошибки были сделаны, чему команда научилась благодаря им? какие решения были приняты? какие действия будут предприняты по результатам собрания? какие выводы были сделаны? какие соглашения были достигнуты (о том, кто, когда и что будет делать)? зарегистрировать присутствующих. записать дату следующего совещания.
31/40
Руководитель ответственен за эффективность совещания, поэтому во время совещания он должен: следить, чтобы во время мозгового штурма не допускались оценочные комментарии; следить за тем, чтобы все принимали активное участие в дискуссии; способствовать тому, чтобы любая деятельность в ходе собрания состояла из последовательных, логически завершенных этапов; следить, чтобы участники с уважением относились к мнениям и предложениям друг друга; прерывать посторонние разговоры и отступления, не относящиеся к обсуждаемому вопросу.
4.7. Результат совещания
Результатом совещания могут быть: перечень мнений участников совещания. Составление перечня различных мнений позволяет взять таймаут и обдумать предложения других участников совещания, "услышать" аргументы других участников совещания и позднее перейти к выбору и принятию взвешенного управленческого решения; действие. После совещания его участники идут выполнять определенные на данном совещании конкретные задачи; документ. Обязательным результатов совещания является документ, в котором зафиксирован результат: постановление, приказ, отчет и т.д.; управленческое решение.
4.8. Эффективное совещание: принципы проведения
Главным условием эффективности совещания является соблюдение следующих принципов:
Таблица 1. Принципы эффективного совещания
Принцип
Выражение принципа
Совещание — это работа
Каждый участник активен
Совещание имеет цель
Предложения продвигают команду к цели
Совещание — это не спорт
Отсутствуют личные оценки, оскорбления. Это не место для удовлетворения амбиций
32/40
Совещание — это не спор
Критикующий предлагает свой вариант.
Если участники совещания будут следовать этим принципам, всегда можно достигнуть цели, которая ставится перед совещанием.
4.9. Этапы проведения эффективного совещания
Совещание состоит из 7 этапов:
Рис. 5. Этапы проведения совещания
На каждом этапе решаются определенные задачи.
Таблица 2. Задачи каждого этапа совещания
Этапы совещания
Задачи
Подготовка
1. Определение временных рамок совещания.
2. Определение состава участников совещания.
3. Определение повестки дня:
a. предмет;
33/40
b. процесс (информирование, принятие решения и т.д.).
4. Определение личного отношения председателя к предмету совещания.
Установление контакта
1. Неформальная часть:
a. дать выговориться участникам совещания, обсудить интересующие их вопросы, не относящиеся к повестке дня;
b. может начинаться до официально начала совещания.
2. Формальная часть начинается с приветствия и согласования регламента.
Выявление видения ситуации
1. Определение предмета и цели совещания.
2. Определение отношения каждого участника к предмету совещания — на сколько актуален тот или иной вопрос для сотрудников, кто заинтересован в его решении, а кто просто считает, что теряет время.
3. Важный элемент — модерирование процесса председателем. На данном этапе его задача состоит в том, чтобы добиться вовлечения в обсуждение всех участников совещания.
Выбор приоритетов
Определение очередности обсуждаемых вопросов: от более важного к наименее важному, или наоборот.
Перевод проблем в задачи
Отличительная особенность задачи — потенциальное наличие решения. Таким образом, цель этого этапа — определить круг задач для сотрудников.
Принятие решений и распределение ответственности
Любое совещание должно заканчиваться принятием какого-либо управленческого решения, которое должно быть зафиксировано в документе с указанием цели, ответственных лиц, конкретных задач, ожидаемых результатов и сроков выполнения решения.
Завершение
Задача — подведение итогов, озвучивание принятых на совещании решений; подтверждение понимания участниками совещания поставленных перед ними целей и задач.
Итак, проведение совещания — это с одной стороны — инструмент принятия управленческого решения, а с другой — процесс обучения, а также способ коммуникации, нужный для успешного обмена знаниями, решения проблем и проявления инициативы. Совещание проводится в группе людей, которые обсуждают заранее объявленную проблему под руководством председателя. Для того чтобы сделать совещание максимально эффективным, следует обратить внимание на следующие пункты:
34/40
цели совещания должны быть ясны и понятны; участники должны быть выбраны правильно, приглашены только те, без кого на данном собрании обойтись невозможно; определены участники совещания, ответственные за руководство процессом проведения совещания, за ведение протокола, контроль времени и соблюдение повестки дня (в соответствии с перечисленными выше ролями); должна быть сформирована и разослана всем участникам заблаговременно повестка дня; имеется четкий план совещания, содержащий, в том числе, объявления, информационные сообщения и вопросы для обсуждения; совещание должно всегда начинаться вовремя; в ходе совещания должны иметь место только открытые дискуссии; с протоколом совещания можно ознакомиться в течение недели по его завершении; совещание завершается, как только его цель достигнута; результаты совещания следует оценивать, исходя из их важности с точки зрения перспектив организационного развития.