Выделение ключевых показателей хронометража
Есть
такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять — измерь». Она
справедлива и в личной работе. Если вы хотите улучшить структуру вашего
времени, снизить расходы на поглотители, есть смысл воспользоваться
количественными показателями.
Мы говорили о показателях, для получения которых необходим сплошной учет времени.
13/54
Сплошной
хронометраж на начальном этапе может вызывать трудности. В таком случае
можно воспользоваться показателями, для которых не нужна полная картина
дня.
Примеры показателей
Цель
Показатель
Хочу вовремя уходить с работы.
Длительность задержки после рабочего дня.
Хочу больше времени уделять приоритетным проектам.
Количество времени в день, уделенное приоритетному проекту % такого времени от общего рабочего времени.
Хочу меньше напрягаться на работе, выполнять больше работы меньшими усилиями.
Количество времени в день, проведенного в «ресурсном», высокоэнергичном рабочем состоянии.
Одни
показатели фиксируются с целью их увеличения; другие — с целью
уменьшения. Для фиксации такого рода показателей не нужен сплошной
хронометраж. Достаточно в течение дня записывать только время работы,
например, над приоритетным проектом. В конце дня это время суммируется
и изображается на диаграмме. Рекомендуется использовать единовременно
не больше 2-3 показателей. Когда показатель доведен до нужного вам
значения («не менее часа в день на «ресурсное занятие», «не более
получаса в день на общение с неприятными людьми» и т.п.), можно
переставать его отслеживать и намечать какой-либо другой показатель.
Формирование показателей — дело творческое, перечисленные выше — только
пример. Поймите, чего вам хочется от своего времени, какой аспект нужно
улучшить, и — придумайте, как выразить это количественно, какой
показатель будет для вас отражать эти улучшения.
Шаги хронометража
1. Несколько дней фиксировать все выполняемые работы длительностью от 10-15 минут.
2. Наметить 2-3 ключевых показателя.
3. Выяснить их фактические значения.
4. Установить нормативы.
5. Отследить в динамике; показатель улучшится сам.
2.7. Пример отслеживания ключевых показателей
Например,
мы хотим с помощью хронометража ответить на следующие вопросы: Какое
количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные
проекты? (Как правило, это около 20-30% рабочего времени; желательно
довести этот процент до 60-70.)
14/54
Какое количество времени я
трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то
делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот
показатель не должен превышать 10%.) Какой процент времени я трачу на
поглотители? (Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями
хронометража его удается снизить до 10-20%.)
Вечером возьмите
сформированный в ходе хронометража «портрет» дня и отметьте дела,
относящиеся, соответственно, к приоритетным долгосрочным; тем, которые
можно было бы делегировать; поглотители. Теперь подсчитайте, сколько
времени у вас получилось по какой категории. Например, приоритетные
долгосрочные — 2 часа 30 минут; поглотители — 1 час 45 минут.
Необходимо каждый день отмечать эти показатели на графике. По
горизонтали — дни недели, по вертикали — ваш показатель, выраженный в
часах либо минутах:
Человек так устроен, что, как только вы начали
наглядно фиксировать некоторый количественный показатель, он сам начнет
изменяться в лучшую сторону. Время на поглотители начнет снижаться,
время на приоритетное — повышаться. Наглядность изменения показателя на
графике будет подталкивать вас к тому, чтобы этот показатель улучшался.
15/54
2.8. Кейс «Борьба с «черной дырой»
В
одном из банков, с которыми мы работали, заседания правления длились от
2 часов и выше (обычно 3-4 часа). Это была «черная дыра» — работа банка
стопорится, подписи получить невозможно, если заходишь за подписью,
экстравертный председатель правления сразу говорит «Иван Иванович! Вот
именно вас-то нам и не хватало для обсуждения этого вопроса, ну-ка
подключайтесь». Сработало простое решение. На стену повесили лист
ватмана, на котором после каждого заседания секретари отмечали его
длительность. В членах правления проснулся спортивный азарт, и уже
через неделю два часа из нижней превратились в верхнюю границу
длительности заседаний.
При желании можно применить более тонкий
метод — фиксировать не длительность совещания, а общее количество
человеко-часов (т.е. длительность умножить на количество участников)
или примерную «стоимость» совещания, исходя из среднего размера
почасового дохода присутствующих.1
2.9. Где взять время на тайм-менеджмент?
В
заключение разговора об изыскании резервов времени разберемся с тем,
где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента.
Первое правило: используйте для этого любые «отходы времени». Вполне
достаточно тех обрезков и обрывков, которых бывает множество в течение
каждого рабочего дня. Например, в курилке — поспорьте с коллегой на
$100, что в ближайшие 3 дня сделаете письменный обзор ваших
долгосрочных целей. В пробке или во время ходьбы — продумайте свои цели
на ближайшие несколько лет. При желании надиктуйте на диктофон (обычно
есть в мобильном телефоне). В приемной руководителя — используйте 15
минут ожидания для того, чтобы эти цели прописать в блокноте или на
бумаге. Выиграйте $100. Второе правило: создайте четкий ритм повышения
личной эффективности. Мы не считаем ежедневную чистку зубов или душ
«напрягом», потому что это давным-давно вошло в привычку, создан ритм.
То же самое в управлении личным временем — лучше заниматься этим
вопросом по 15 минут ежедневно, чем большими наскоками, но нерегулярно.
У
одного из отцов-основателей США и основоположников современного
тайм-менеджмента, Бенджамина Франклина, за свои заслуги изображенного
на 100-
1 Источник: Архангельский Г. «Тайм-драйв: как успевать жить и работать. — М.,2007.»
16/54
долларовой
купюре, была оригинальная система внедрения добродетелей. Главное, что
два часа концентрации лучше На текущую неделю выбиралась какая-либо
одна добродетель из списка и активно практиковалась. На следующую
неделю - следующая, и так далее. Через несколько недель список
завершался, и его прохождение начиналось сначала. Такой же ритм вы
можете применять для внедрения любых инструментов тайм-менеджмента.