Контекстное планирование в Outlook и Lotus Notes
В
Outlook и Lotus Notes контекстное планирование удобно наладить с
помощью категорий задач. Каждой создаваемой задаче присваивается одна
или несколько «кайросовых» категорий; причем, что ценно, задача может
быть видна одновременно из нескольких категорий. Например, задачу «Дать
Иванову указания по отчету к проекту X» можно отнести и в категорию
«Подчиненные», и «Отчетность», и «Проекты». Таким образом, мы увидим
эту задачу и перед планеркой, открыв категорию «Подчиненные», и перед
разговором с руководителем, открыв категорию «Отчетность», и при
планировании работ по проекту X, открыв категорию «Проекты». В такой
возможности видеть одну и ту же задачу из разных категорий — одно из
главных преимуществ электронного планирования перед бумажным.
4.6. Доски для контекстного планирования
Планирование
среднесрочных задач можно организовать не только в ежедневнике, но и
наглядно — на большом листе ватмана или белой магнитной доске. Такое
планирование особенно удобно в командной работе. Чаще всего при этом
встречается
31/54
структурирование задач по таким «кайросам», как люди и/или проекты. Доска планирования выглядит примерно следующим образом:
Доска контекстного планирования одного из топ-менеджеров Ломоносовского фарфорового завода
Столбцы
— менеджеры подразделения. Строки — проекты (продуктовые серии). На
пересечении столбца и строки помещаются стикеры с задачами менеджера по
соответствующему проекту. Разными цветами стикеров обозначается
приоритетность и другие параметры задач. При планировании работы по
проекту топ-менеджер просматривает соответствующую строку и видит все
задачи по проекту. При контакте с одним из подчиненных топ-менеджер
просматривает соответствующий столбец и видит все задачи, за которые
отвечает подчиненный. Таким образом, задачи одновременно планируются по
«кайросам» «Люди» и «Проекты». Еще один пример «кайросовой» доски
планирования — опыт одной некоммерческой организации, осуществляющей
образовательные проекты и много работающей с госорганами. Ее сотрудники
в ходе ТМ-тренинга поняли, что одним из ключевых для них «кайросов»
являются места, поскольку получение и отправка многих документов могли
делаться только лично. Сотрудники разграфили белую доску по основным
учреждениям и договорились — каждый, кто едет куда-то с вопросом,
требующим личного присутствия, прикрепляет стикер, сигнализирующий об
этом. Те, у кого есть мелкие поручения («Отдать папку в 5-й кабинет под
роспись», «Узнать в 20-м кабинете, готова ли наша лицензия» и т.д.),
прикрепляют свои стикеры. Тот, кто едет в министерство, перед отъездом
обходит их и собирает поручения.
32/54
Доска контекстного планирования некоммерческой организации, осуществляющей образовательные проекты
Важно
учесть: доски планирования — не обязательно инструмент для организации
командной работы. Обычный участок стены перед рабочим столом, на
который прикрепляются стикеры, или пробковая доска над вашим рабочим
местом, — это тоже «доска планирования». И ее точно так же, как в
приведенных примерах, можно структурировать по тем или иным удобным для
вас контекстам.
4.7. Техника долгосрочного планирования
Когда мы
задумываемся о среднесрочном планировании, первое, что обычно приходит
в голову, — понятия «план на неделю», «план на месяц», «план на год».
Такое жесткое планирование вряд ли вам понадобится. В личной работе
план на неделю рухнет в первый же день, план на месяц — в первые три
дня. Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения
задач между разделами. Мы уже умеем гибко планировать «кайросовые»
задачи. Но у многих задач есть более или менее жесткий срок исполнения.
Для того чтобы держать все эти задачи под контролем, нужны всего три
основных раздела в вашей системе планирования.
Основные разделы в системе долгосрочного планирования
1. ДЕНЬ: задачи на сегодня — план дня в ежедневнике.
2. НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
3. ГОД: долгосрочные задачи — все прочие.
33/54
Вечером,
при планировании следующего дня, просматривается раздел «НЕДЕЛЯ». Все
«дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел
«ДЕНЬ». Раз в неделю, при планировании следующей недели,
просматривается раздел «ГОД». Все наиболее актуальное переносится в
раздел «НЕДЕЛЯ». Как правило, при этом не нужны разделы «месяц»,
«квартал» и т.д. Все задачи этих горизонтов планирования уже находятся
в разделе «ГОД» и при его еженедельном просмотре будут при
необходимости передвигаться в раздел «НЕДЕЛЯ». Такая система позволяет:
с одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться
прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю /
месяц; с другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать
себе, что нужная задача вспомнится в нужное время, за счет регулярного
просмотра разделов «НЕДЕЛЯ» и «ГОД».
В разделе «НЕДЕЛЯ» могут
находиться следующие инструменты планирования: список задач на
ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника; список
задач или приклеенные стикеры в специальном разделе ежедневника. При
ежедневном просмотре раздела стикеры с «дозревшими» задачами удобно
переносить в наступающий день в ежедневнике; обзорный график регулярных
задач; доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель; в
планнинге (разворот — неделя, а не день, как в ежедневнике) — список
«гибких» задач на неделю рядом с «жесткой» сеткой времени либо закладка
с «гибкими» задачами.
«Долгосрочный» раздел обычно более прост. В
крайнем случае, это «стратегическая картонка», т.е. просто закладка со
списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Кроме того,
«долгосрочный» раздел может содержать: план ключевых мероприятий на год
(выставки, конференции, сдача квартальных и годовых отчетов);
информацию по критическим срокам ключевых проектов — дата запуска
пилотной
34/54
версии корпоративной информационной системы, сроки
перехода на новые стандарты отчетности и т.п.; список небольших задач с
далеким сроком исполнения («в конце января уточнить у Иванова...»),
если эти задачи не попали в контекстные разделы ежедневника; график
дней рождения, памятных дат и т.п.